Titolare del Trattamento dei Dati

EMS
info@ems-group.it

INFORMATIVA PER I RICHIEDENTI ISCRIZIONE EVENTI

In osservanza di quanto previsto ai sensi e per gli effetti dell’art. 13 D. Lgs 30 giugno 2003, e del Regolamento UE 2016/679 del 27 aprile 2016 la società EMS , con sede legale Via Rugabella, 1 – 20122 Milano , in qualità di titolare del trattamento, informa gli interessati su quali siano le finalità e modalità del trattamento dei dati personali raccolti, il loro ambito di comunicazione e diffusione, oltre alla natura del loro conferimento.

FINALITÀ DEL TRATTAMENTO

I dati personali, identificativi (nome, cognome, email ed eventuale numero di telefono) ed informatici, raccolti presso gli interessati e da questi spontaneamente comunicati attraverso la sezione del sito web societario dedicata all’iscrizione add eventi sono utilizzati per il perseguimento di finalità strumentali e/o complementari alla richiesta di iscrizione all’evento indetto dal Titolare, in particolare per l’organizzazione e la gestione dell’evento medesimo. I dati suddetti possono essere utilizzati anche per l’invio all’interessato del materiale inerente all’evento. I dati sono trattati in osservanza e nel rispetto delle disposizioni in materia di trattamento e protezione dei dati personali.

ULTERIORI FINALITÀ DEL TRATTAMENTO

Previa accettazione, i dati personali identificativi verranno altresì trattati per l’invio di messaggi informativi e comunicazioni commerciali e promozionali relativi all’attività e ai servizi propri del Titolare, attraverso mezzi automatici, come e-mail ed sms, nonché mezzi tradizionali, come il contatto telefonico con operatore, nel completo rispetto dei principi di liceità e correttezza e delle disposizioni di legge.
Sempre previa accettazione da parte dell’interessato i dati personali forniti potranno essere comunicati a tutti gli iscritti all’evento.
Inoltre, i dati personali costituiti da fotografie e/o video raccolti durante l’evento, su espresso consenso, potranno essere trattati ed utilizzati per finalità informative e promozionali delle attività aziendali, tramite pubblicazione sui social network aziendali già esistenti o anche successivamente creati, nonché su portali web proprietari, con conseguente diffusione sui canali previsti dal Titolare.

MODALITÀ DI TRATTAMENTO

Il trattamento dei dati è eseguito attraverso supporti informatici e telematici ad opera di soggetti interni appositamente incaricati. I dati sono conservati in archivi cartacei ed elettronici con piena assicurazione delle misure di sicurezza previste dal legislatore e definite dal titolare del trattamento sulla base del nuovo Regolamento Europeo.
L’eventuale invio delle comunicazioni commerciali e promozionali relative all’attività e ai servizi propri del Titolare avverrà attraverso modalità automatizzate di contatto, nonché con modalità tradizionali (come la posta cartacea e/o le chiamate tramite operatore), sempre nel rispetto del Regolamento UE 2016/679.

COMUNICAZIONE E DIFFUSIONE

I dati personali raccolti salvo richieste e consensi specifici ottenuti dall’interessato, non saranno oggetto di divulgazione e di diffusione. La comunicazione a terzi, diversi dal Titolare, dai responsabili, interni, ma anche esterni alla struttura aziendale, e dagli incaricati al trattamento individuati e nominati rispettivamente ex art. 29 e 30 del D.lgs. n. 196/2003 e ora del Regolamento UE 2016/679. , è prevista per l’esclusivo perseguimento delle finalità predicate ed in ogni caso nei limiti delle stesse, eventualmente a: soggetti e società terze di fornitura e assistenza tecnica ed informatica, eventualmente centri ricettivi che ospitano l’evento, relatori e partner commerciali tutti impegnati nel corretto e regolare perseguimento delle finalità descritte. In ogni caso il trattamento da parte di soggetti terzi dovrà avvenire secondo correttezza e nel rispetto delle disposizioni di legge vigenti.
Su espresso consenso, i dati personali raccolti saranno comunicati a partner commerciali per finalità di marketing espletato da questi ultimi.
I dati costituiti da immagini raccolti durante l’evento saranno diffusi per le finalità rappresentate e comunque vincolate al trattamento sopra descritto. In particolare gli stessi possono essere inseriti nelle pagine del sito web societario e sui social network aziendali già esistenti o anche successivamente creati, per gli scopi predetti.

DIRITTI DELL’INTERESSATO

L’interessato potrà far valere i propri diritti come previsto dal Regolamento UE 2016/679, rivolgendosi al titolare del trattamento. In particolare con riferimento agli Articoli:

• Articolo 15 “il diritto di accesso dell’interessato”. Nel momento in cui viene posto in essere un trattamento di dati personali, l’interessato ha diritto di ottenere dal titolare l’accesso ai dati che lo riguardano . Per far sì che l’interessato abbia maggiore controllo sulla circolazione dei propri dati, nel caso in cui il trattamento venga svolto con mezzi automatizzati, il titolare può rendere disponibile la consultazione di detti dati in modo sicuro da remoto.
  Inoltre l’interessato ha il diritto di conoscere le finalità perseguite con il trattamento avente ad oggetto i propri dati, i destinatari a cui verranno comunicati i suoi dati personali, ove possibile, la durata del trattamento ed infine, le eventuali conseguenze di un trattamento basato sulla profilazione.
• Articolo 17 “il diritto all’oblio”. Il GDPR introduce il diritto dell’interessato ad ottenere la cancellazione dei propri dati personali se non pertinenti o non più pertinenti, o se inadeguati rispetto alle finalità del trattamento, o se l’interessato abbia revocato il proprio consenso, o qualora i dati siano trattati in modo illecito. Pertanto il titolare del trattamento è obbligato ad adottare misure adeguate, in base ai mezzi ed alla tecnologia a sua disposizione, per informare altri titolari del trattamento in merito alla richiesta di cancellazione da parte dell’interessato, al fine di eliminare qualsiasi link, copia o riproduzione dei dati personali riconducibili a quest’ultimo.
  Infine bisogna evidenziare che detto diritto all’oblio può essere limitato solo nelle ipotesi elencate dal comma 3 del citato articolo 17 quali ad esempio la garanzia della libertà di espressione, il diritto alla difesa in sede giudiziaria, o per tutelare un interesse pubblico generale.
• Articolo 18 “diritto di limitazione di trattamento”. L’articolo 4 del GDPR definisce espressamente cosa si intende per “limitazione di trattamento”, ovvero il contrassegno dei dati personali conservati con l’obiettivo di limitarne il trattamento in futuro. Invece, l’articolo 18 elenca le ipotesi in cui l’interessato può esercitare il diritto di limitare l’utilizzo dei suoi dati personali al solo fine della conservazione dei medesimi; in particolare affinchè l’interessato possa esercitare tale diritto deve ricorrere almeno una delle seguenti ipotesi:
  1. l’interessato contesta l’esattezza dei dati personali;
  2. il trattamento è illecito e l’interessato si oppone alla cancellazione dei dati personali;
  3. i dati sono necessari all’interessato per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria, mentre al titolare del trattamento non servono più a fini del trattamento;
  4. l’interessato si è opposto al trattamento e si è in attesa delle verifiche necessarie per determinare se i motivi legittimi del titolare del trattamento prevalgano su quelli dell’interessato.
  Tale limitazione, però, dovrebbe risultare in modo chiaro dal sistema al fine di facilitare il relativo esercizio del diritto da parte dell’interessato; questo aspetto deve essere tenuto in considerazione soprattutto nell’ambito della programmazione e dello sviluppo dei sistemi informativi cd. “by design”, infatti sarà necessario prevedere una funzionalità di questo genere, per consentire di “contrassegnare” i dati personali memorizzati.
• Articolo 20 “diritto alla portabilità”. Il GDPR introduce il diritto alla portabilità che consente all’interessato di ricevere i dati personali forniti a un titolare, in un formato di uso comune e leggibile da dispositivo informatico, e di trasferirli a un altro titolare del trattamento senza impedimenti.
  Tale diritto si applica ai trattamenti automatizzati, quindi non trova applicazione in caso di trattamenti effettuati su supporti cartacei; in particolare, sono portabili solo i dati trattati con il consenso dell’interessato o sulla base di un contratto stipulato con l’interessato medesimo

TITOLARE, RESPONSABILE E COMUNICAZIONI PRIVACY

Il Titolare è la società EMS HR Solutions Network Srl , Via Leonardo Da Vinci, 14 – 21047 Saronno (VA) P.iva 03562750129.
Un elenco aggiornato dei responsabili, nominati dal Titolare ai sensi dell’art. 29 d.lgs. 196/2003 e del Regolamento UE 2016/679, è disponibile presso la sede legale del Titolare. Per ogni comunicazione ex artt. 7 e ss. del D.lgs. n. 196/2003 e s.m.i. il Titolare mette a disposizione l’indirizzo email info@ems-group.it

TEMPI DI CONSERVAZIONE

I dati saranno conservati per il tempo necessario all’espletamento delle finalità di gestione dell’evento, comunque entro i termini prescrizionali fissati per i diritti e gli obblighi sottesi al trattamento.
Con riferimento al trattamento per finalità di invio di comunicazioni commerciali e promozionali di servizi propri del Titolare e per l’invio di messaggi informativi relativi alla sua attività, i dati saranno conservati fino a raggiungimento dello scopo per i quali sono stati richiesti, fatta salva l’opposizione al trattamento da parte dell’Interessato. In ordine alle immagini, le stesse saranno conservate nel rispetto delle vigenti normative, fatti salvi il diritto di opposizione/revoca eventualmente esercitato dall’interessato.

NATURA DEL CONFERIMENTO

Il conferimento è facoltativo, ma l’accettazione al trattamento dei dati per le finalità relative alla gestione dell’evento stesso sono necessarie e l’eventuale rifiuto da parte dell’interessato comporta l’impossibilità per il Titolare di dar seguito all’instaurando rapporto e alla sua puntuale esecuzione e quindi alla partecipazione all’evento. Rientrano in questa categoria il conferimento dei dati costituiti da immaginiraccolte durante l’evento e la comunicazione dei dati ai partecipanti all’evento stesso.
Il conferimento dei dati utili per finalità di marketing e la comunicazione dei dati ai partner commerciali del Titolare per finalità di marketing non comportano la non partecipazione all’evento.

CONSENSO

Ai sensi dell’art. 23 del D.lgs. 196/2003 e del Regolamento UE 2016/679 è necessario il consenso alla partecipazione all’evento.
E’ necessario il consenso al trattamento dei suddetti dati per

• le finalità relative alla gestione dell’evento stesso
• l’invio di comunicazioni commerciali e promozionali di servizi propri del Titolare e per l’invio di messaggi informativi relativi alla sua attività.
• la comunicazione dei dati ai partecipanti ed agli sponsor dell’evento per finalità di marketing espletato da questi ultimi sui propri prodotto e/o servizi.
• il trattamento delle immagini ed alla loro diffusione.

EMS si considera sollevata da ogni incombenza economica e da ogni responsabilità inerente un uso scorretto del materiale video eventualmente effettuato da parte di terzi.